Czy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy?

ewidencja

Jednym z wymogów dokumentacyjnych, które pracodawca musi bezwzględnie przestrzegać, jest ewidencja czasu pracy. Taka dokumentacja jest niezbędna przy prawidłowym rozliczaniu czasu pracy pracownika i od niej zależy jego wypłata. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy jest regulowane przez Kodeks pracy na odstawie artykułu 149. Co prawda, nie określa on jasno, co ewidencja powinna obejmować, niemniej jest to dalej regulowane przez przepisy wykonawcze.

Co powinno się znaleźć w ewidencji czasu pracy?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika w ewidencji czasu pracy obowiązkowo muszą znaleźć się takie dane jak:

  • godziny pracy w poszczególnych dobach, z uwzględnieniem pracy w niedziele i święta, porze nocnej, godziny nadliczbowe, a także dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy;
  • dyżury;
  • urlopy;
  • zwolnienia od pracy oraz inne informacje dotyczące nieobecności pracownika w pracy, zarówno usprawiedliwione jak i nieusprawiedliwione;
  • jeżeli pracownik jest osobą młodocianą, pracodawca jest zobowiązany do zapisania informacji dotyczących czasu pracy przy pracach wzbronionych młodocianych, a dozwolonych, jeżeli zakres tych obowiązków i ich wykonywanie jest niezbędne i dozwolone w celu odbycia przez nich odpowiedniego przygotowania zawodowego i nabycia praktyki.

Ewidencja musi być prowadzona na bieżąco, od momentu w którym pracownik zaczął pracować dla pracodawcy do momentu, w którym tą pracę zakończy. Wiele zakładów pracy stosuje listę obecności, która jednak nie jest postrzegana w formalnym znaczeniu jako dokument ewidencjonujący czas pracy pracownika. Przede wszystkim, jej celem jest potwierdzenie tego, że pracownik stawił się w miejscu pracy – tylko wtedy, jeśli lista obecności zostanie uzupełniona o dodatkowe dane z uwzględnieniem czasu pracy danego pracownika, może stać się podstawą do ewidencjonowania czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy w uproszczonej formie

Oczywiście istnieją także takie zawody, wykonywane przez pracowników, w których trudno jest zewidencjonować z dużą dokładnością godziny pracy. W takich sytuacjach ustawodawca dopuścił możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy w znacznie uproszczonej formie. Pracodawca jest tutaj zobowiązany do zapisywania dni pracy pracownika, bez wyszczególnienia poszczególnych godzin pracy. Taka możliwość dotyczy pracowników, którzy objęci są systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy (kierownicy), bądź otrzymują ryczałt za wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych lub wykonują swoją pracę w porze nocnej (jest to zgodne z artykułem 149 Kodeksu Pracy). Do pracowników zarządzających zakładem pracy zaliczamy pracowników, którzy jednoosobowo kierują miejscem pracy, jak i ich zastępców lub pozostałych pracowników, którzy wchodzą w skład organu zarządzającego zakładem pracy. Do nich zaliczamy także głównych księgowych. Pracodawca powinien ustalić ich godziny pracy, opierając się na obowiązującym ich rozkładzie czasu pracy.

Przy stosowaniu uproszczonej ewidencji czasu pracy pracodawca wciąż jest zobowiązany do ewidencjonowania także innych danych, w tym szczególnie odnotowywaniu informacji dotyczących urlopów, dyżurów oraz innych, które są obowiązkowe dla wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca dopuści się zaniedbania z tego tytułu, można go pociągnąć do odpowiedzialności karnej – za wykroczenie przeciwko prawom pracownika można otrzymać grzywnę w wysokości od tysiąca do 30 tysięcy złotych, na mocy artykułu 281 punktu 6 Kodeksu pracy.

Ewidencję czasu pracy względem każdego pracownika trzeba koniecznie przechowywać przez okres 3 lat.

Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy zakłada, że ewidencja czasu pracy musi być prowadzona w ten sposób, by przed każdym terminem płatności wynagrodzenia dla pracownika, poza wypłaceniem go w postaci stałej, było możliwe wypłacenie wynagrodzenia także za godziny nadliczbowe.

Artykuł powstał przy udziale kancelarii prawnej brodniccy.pl

Może zainteresuje Cię także...

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>