Sprawdź, kiedy niezbędne jest potwierdzenie odbioru faktury korygującej

ImpotsPotwierdzenie odbioru – do czego potrzebne? U sprzedawcy posiadanie potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę jest niezbędne, aby sprzedawca mógł obniżyć kwotę podatku VAT należnego do zapłaty, który wykaże w deklaracji VAT.

Kiedy jest niezbędne?

Skoro potwierdzenie odbioru jest wymagane, gdy wystawiona faktura korygująca obniża podstawę opodatkowania, to z zasady potwierdzenia odbioru będziemy potrzebować przy korektach tzw. „zmniejszających”. Korektami zmniejszającymi nazywamy zwykle takie faktury korygujące, które dokumentują opusty, obniżki udzielone po sprzedaży, zwroty, lub zwyczajnie pomyłki polegające na zawyżeniu ceny, kwoty czy stawki podatku.

Co z potwierdzeniem do faktury korygującej „na plus”?

W przypadku wystawienia faktury korygującej „in plus”, chociażby z powodu błędu na fakturze pierwotnej, nie ma w ogóle obowiązku stosowania procedury potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę. Taką fakturę korygującą należy ująć do deklaracji w tym miesiącu, w którym rozliczona była pierwotna, błędnie wystawiona faktura, co może oznaczać konieczność korekty deklaracji.

Czy wymagać potwierdzenia odbioru od kontrahentów zagranicznych?

Przepisy zwalniają z obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru sprzedawców – wystawiających korekty „zmniejszające”, w następujących przypadkach:

  • faktura dotyczy eksportu,
  • faktura dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  • faktura dokumentuje sprzedaż usług „NP” czyli opodatkowaną poza Polską (wystawione z adnotacją „odwrotne obciążenie”),
  • faktura dokumentuje sprzedaż usług telekomunikacyjnych lub dostawy innych tzw. mediów.

A jeśli nie uda się uzyskać potwierdzenia odbioru?

Ponieważ uzyskanie potwierdzenia odbioru może być nierzadko utrudnione lub czasochłonne, przepisy przewidują, że sprzedawca może obniżyć VAT należny z takiej „zmniejszającej” faktury korygującej również wtedy, gdy potwierdzenia odbioru nie otrzyma. Są jednak dwa warunki, aby z tej procedury skorzystać:

  • po pierwsze sprzedawca może udokumentować, że zadbał o doręczenie faktury korygującej do nabywcy,
  • po drugie z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca wie, że kwota wykazana na pierwotnej fakturze powinna być skorygowana. Takim udokumentowaniem może być: zgłoszenie reklamacyjne nabywcy, umowa czy zamówienie nabywcy wskazujące poprawne kwoty, adnotacja kupującego na dokumencie magazynowym, kwota przelewu za fakturę pomniejszona o wartość faktury korygującej.

W jakiej formie potwierdzać odbiór?

Jeżeli potwierdzenie odbioru faktury korygującej jest wymagane przez przepisy, należy wybrać odpowiednią formę tego potwierdzenia. Potwierdzenie odbioru nie musi oznaczać podpisu na papierowej fakturze! Oto przegląd sposobów potwierdzania odbioru faktur korygujących, które są akceptowane przez fiskusa:

  • list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (czyli z tzw. „żółtą karteczką” poczty) – sposób tradycyjny i prosty, lecz może okazać się kosztowny w przypadku znacznej ilości faktur korygujących,
  • odesłanie podpisanej faktury korygującej – sposób zawodny, ponieważ klienci często nie odsyłają faktur korygujących, a ponadto do rozliczenia podatku sam podpis to za mało – niezbędna jest również data odbioru,
  • odpowiedź pisemna, np. mailowa, w której nabywca wskazuje otrzymane faktury korygujące – sposób wygodny w przypadku znacznej ilości korekt, wysyłanych do stałych kontrahentów,
  • elektroniczne potwierdzenie otrzymania lub odczytania wiadomości email, zawierającej fakturę korygującą lub link do tej faktury, czyli automatyczne potwierdzenie doręczenia wygenerowane przez serwer pocztowy – sposób najwygodniejszy, o ile stosujemy faktury elektroniczne.
Autor:
Artykuł przygotowany przez ekspertów współtworzących oprogramowanie z linii Streamsoft PCBiznes.

Może zainteresuje Cię także...

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>