W jaki sposób adwokaci przechowują akta?

1440620457

Kwestia dotycząca sposobu oraz terminu przez jaki akta sprawy powinny być przechowywane przez adwokatów jest ściśle określona w regulaminie wykonywania zawodu adwokata w kancelarii indywidualnej lub spółkach z 27 czerwca 2015 roku.

§ 4 pkt. 2

Zgodnie z § 4 pkt. 2 wspomnianego regulaminu adwokaci mają w obowiązku zabezpieczyć lokal przed dostępem osób niepowołanych. Ów dostęp powinien być niemożliwy dla osób niepowołanych tak samo w czasie urzędowania adwokatów jak i po godzinach ich pracy. Ponadto regulamin nakłada na adwokatów obowiązek szczególnego zabezpieczenia pomieszczeń w których znajdują się akta.

§ 5 pkt. 2

Na podstawie § 5 pkt. 2 adwokaci są zobligowani do przechowywania dokumentów dotyczących sprawy przez rok licząc od momentu wykonania zlecenia chyba, że na podstawie zawartej umowy dotyczącej świadczenia usługi termin ten jest inny niż rok. Co ważne adwokaci mają również w obowiązku przechowywać te akta, które stanowić mogą podstawę odpowiedzialności adwokata. W tym przypadku akta te powinny być przechowywane do momentu przedawnienia się ewentualnych roszczeń.

Za dokumenty należy uznać wszystkie pisma sądowe, procesowe czy też chociażby korespondencję prowadzoną z klientem. Dokumenty mogą mieć formę papierową lub elektroniczną.

Regulamin zawodu adwokata

Ponadto regulamin wykonywania zawodu adwokata w kancelarii indywidualnej lub spółki określa też zasady postępowania z informacjami poufnymi. Adwokaci zobowiązani są do działania w sposób który nie pozwoli na zapoznanie się z informacjami poufnymi przez osoby trzecie. Adwokat powinien dołożyć szczególnej staranności ku temu aby przechowywane przez niego dokumenty nie uległy zniszczeniu, zniekształceniu czy zaginięciu. Akta o szczególnej poufności powinny być specjalnie chronione za pomocą adekwatnych do tego sposobów zabezpieczeń, a dostęp do konkretnych akt powinni mieć tylko ci pracownicy kancelarii którzy bezpośrednio zajmują się sprawą.
W przypadku w którym sprawą zajmuje się dwóch pracowników kancelarii każdy z nich powinien mieć oddzielny identyfikator pozwalający mu na dostęp do akt sprawy.

Specjalistyczne oprogramowania

Mając na uwadze nałożone na adwokatów obowiązkowe i restrykcyjne zasady postępowania w kwestii związanej z przechowywaniem akt są oni zmotywowani do tego aby korzystać ze specjalistycznych oprogramowań czy też w przypadku akt papierowych do korzystania z usług konkretnych, specjalizujących się w tej materii, firm. Za przykład firmy specjalizującej się w dostarczaniu do kancelarii adwokackiej okładek, etykiet czy klipsów może posłużyć firma Kataga. Na stronie tej firmy adwokaci mogą dokonać zakupu wspomnianych właśnie okładek do akt przy pomocy których w łatwy sposób będą w stanie zarchiwizować zgromadzone dokumenty.

Ponadto w asortymencie tej czy też innych podobnych firm są również specjalne skorowidze, które przy właściwym wykorzystaniu mogą w znaczący sposób ułatwić późniejsze odszukanie konkretnego dokumentu. Natomiast w przypadku w którym pracownicy kancelarii sporo korespondują przy wykorzystaniu formy tradycyjnej, a więc pocztowej, mogą oni zaopatrzyć się w specjalne, dedykowane do druku komputerowego koperty.

W artykule wykorzystano materiały zdobyte na stronie https://kataga.pl/

Może zainteresuje Cię także...

1 Komentarz

  1. Kormi pisze:

    Bardzo przydatny artykuł. Nawet nie wiedziałem, że są specjalne sklepy zaopatrujące taki kancelarie w materiały biurowe. Jak obsługiwał nas swego czasu adwokat Kraków to przypominam sobie właśnie ładnie poukładane teczki z aktami itp.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>