Wyjazdy służbowe w wielu firmach są codziennością i chlebem powszednim pracowników, szczególnie tych, którzy odpowiadają za pozytywne relacje z klientami czy kontrahentami. Aby podróż służbowa przebiegała sprawnie i bezproblemowo, warto ją od razu dobrze zaplanować. Im więcej kwestii załatwimy przed wyjazdem, tym większa pewność, że podczas podróży nie zaskoczą nas żadne nieprzewidziane sytuacje.
1. Środek lokomocji
W podróżach służbowych bardzo ważną kwestią są środki transportu, którymi pracownicy poruszają się po kraju i nie tylko. W wielu firmach osoby podróżujące służbowo mają do dyspozycji samochody służbowe, które są w pełni sprawne technicznie, dopasowane do długich podróży, a także pełnią funkcje reprezentacyjne. Samochodem służbowym można dojechać praktycznie wszędzie. Jedynym minusem może być fakt, że przy długiej podróży możemy być mocno zmęczeni po wielu godzinach za kółkiem. Na naprawdę długie dystanse warto więc rozważyć podróż pociągiem lub samolotem. Skróci to czas podróży, a jednocześnie ograniczy znużenie i zmęczenie pracownika, którego czekają poważne rozmowy biznesowe.
2. Sprawdzone noclegi
Przed wyjazdem w podróż służbową konieczne trzeba zadbać również o dobre i sprawdzone miejsca noclegowe. Dobrze jest przeglądać ogłoszenia na stronach oferujących noclegi, promocje, a także na forach czy grupach tematycznych. Jeśli jeździmy regularnie do tego samego miasta, z pewnością mamy już wybrany hotel czy pensjonat, w którym zawsze nocujemy. Jeśli natomiast jedziemy w zupełnie nowe miejsce, warto się przygotować i sprawdzić dobre noclegi odpowiednio wcześniej.
3. Środki na wydatki reprezentacyjne
W trakcie wyjazdu służbowego pracownik, który świadczy obowiązki na rzecz swojej firmy, powinien mieć również do dyspozycji pieniądze na wydatki reprezentacyjne. Często zdarza się, że trzeba kontrahentów czy partnerów biznesowych zaprosić na kawę czy na kolację. Nie ma natomiast żadnego powodu, aby pracownik musiał takie wydatki finansować z własnej kieszeni. Warto wiec już przed wyjazdem upewnić się, jak będzie wyglądała forma płatności na kwestie organizacyjne.
4. Dogodny termin
Termin wyjazdu służbowego również w wielu branżach jest bardzo istotny i warty przemyślenia. Na wyjazdy służbowe najlepiej wybierać się w sezonie, gdy mamy jak najmniej pracy biurkowej. Dzięki temu można zdobywać nowych klientów czy poszerzać rynki zbytu bez szkody dla aktualnie wykonywanej pracy.
5. Zastępstwo na czas nieobecności
Gdy wybieramy się na wyjazd służbowy, najczęściej zostawiamy odłogiem te obowiązki, które wykonujemy na co dzień. Aby firmowy wyjazd nie popsuł harmonogramu pracy, wart postarać się o zastępstwo pracowników, którzy zostają. Chodzi chociażby o odbieranie telefonów, obsługiwanie stałych klientów czy inne czynności, których pracownik na wyjeździe nie będzie w stanie wykonać samodzielnie. Jeśli nie damy rady znaleźć zastępstwa, lepiej jest przełożyć wyjazd na inny termin.
