W firmie zazwyczaj wiele się dzieje. Każde działanie wiąże się najczęściej z produkcją gigantycznej ilości materiałów i dokumentów. W wielu nawet niewielkich przedsiębiorstwach każdego roku powstają tysiące dokumentów, które podlegają obowiązkowej archiwizacji.
Część z nich jest poufna, inne są jawne. Ich istotność bywa również mocno zróżnicowana. Każdy z nich należy jednak odpowiednio zabezpieczyć i zarchiwizować, zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów w firmie? O tym opowiemy nieco więcej poniżej.
Bezpieczeństwo dokumentów – na co trzeba zwracać uwagę?
Obieg dokumentów w firmie może przybierać różne formy. Najczęściej występujące rozwiązania to obieg:
- papierowy,
- papierowo-cyfrowy,
W każdy przypadku należy wprowadzić zasady pozwalające w pełni zabezpieczyć same dokumenty oraz znajdujące się w nich dane, zwłaszcza te o charakterze wrażliwym. Większość dokumentów firmowych (w tym np. dokumentację finansową) należy przechowywać przez okres pięciu lat. Trzeba je umieścić w bezpiecznym miejscu, poza zasięgiem osób niepożądanych.
Dokumenty papierowe – jak je chronić przed zniszczeniem?
Dokumentacja papierowa to tradycyjny sposób na przekazywanie informacji w firmach. W wielu przedsiębiorstwach wciąż jest to model przeważający, nawet jeśli wprowadza się w nich powoli częściową cyfryzację.
W przypadku dokumentacji papierowej do prawidłowego składowania potrzebujemy odpowiedniej wielkości pomieszczenia, w którym panuje stała temperatura oraz niska wilgotność, niezagrażająca kartkom papieru. Wnętrze to musi być odizolowane oraz zamykane, bez dostępu dla osób nieupoważnionych.
Dokumenty przechowuje się na regałach, najczęściej w trwałych pudełkach kartonowych, które oferuje niejedno centrum opakowań w naszym kraju. Każde pudełko warto dokładnie opisać, podając informację, co znajduje się wewnątrz. Pozwala to utrzymać porządek na półkach oraz w razie potrzeby szybko i bez trudu znaleźć odpowiednie dokumenty.
Papierowa dokumentacja dla wielu osób, nie do końca ufających cyfryzacji, wciąż stanowi najlepsze zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem. Jej zasadniczą wadą jest olbrzymia ilość przestrzeni jaką trzeba wygospodarować na przechowywanie pudełek z dokumentami firmowymi, zwłaszcza, że w ciągu kilku lat można uzbierać setki tysięcy kartek papieru do obowiązkowej archiwizacji.
Równocześnie wbrew pozorom papier nie stanowi szczególnie odpornego nośnika dla ważnych treści – łatwo bowiem ulega zniszczeniu. Ponadto przeglądanie dokumentacji w poszukiwaniu potrzebnych danych potrafi być wyzwaniem, trwającym naprawdę wiele, mozolnych godzin.
Cyfryzacja obiegu informacji – systemy informatyczne do archiwizacji
Nowoczesny biznes opiera się na technologiach informatycznych, również w przypadku obiegu dokumentów. Cyfryzacja sprawia, że staje się on zdecydowanie prostszy, a katalogowanie i archiwizacja dokumentów firmowych naprawdę nie zajmują dużo czasu. W wielu przypadkach zachodzi to wręcz automatycznie.
Wszelkie dokumenty firmowe przechowuje się w specjalnych bazach danych, w których można wprowadzać rozmaite kategorie. Ułatwia to późniejsze przeglądanie informacji, tworzenie raportów, co wpływa na przyspieszenie podejmowania decyzji biznesowych. Do dokumentów dostęp mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy za pośrednictwem komputerów lub urządzeń mobilnych.
Nad bezpieczeństwem danych pieczę sprawuje administrator, którego zadaniem jest wprowadzenie odpowiednich procedur z zakresu cyberbezpieczeństwa. Wszystko po to, aby zminimalizować ryzyko ataków hackerskich oraz przypadkowego lub celowego uszkodzenia cennych danych.
Papier vs cyfryzacja
Obecnie coraz więcej firm skłania się w stronę cyfryzacji obiegu informacji. Przynosi ona wiele korzyści, które znacząco usprawniają codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Przyspieszają przekazywanie informacji oraz zmniejszają prawdopodobieństwo wystąpienia błędu ludzkiego, który często pojawia się podczas ręcznego przepisywania danych.
Cyfryzacja skraca procedury oraz zwiększa szybkość przeglądania baz danych w celu przygotowywania raportów. Dokumenty przechowywane w bazach danych nie zajmują aż tak wiele cennego miejsca i do ich magazynowania nie potrzeba dużych pomieszczeń o kontrolowanych warunkach. Ponadto brak papierowych kopii to krok w stronę gospodarki o obiegu zamkniętym i walki o poprawę kondycji środowiska naturalnego.
Cyfrowy obieg dokumentów staje się coraz powszechniejszy, wnosząc do firm nieco nowoczesności, efektywności oraz oczywiście solidnych oszczędności, które przekonują do tego rozwiązania spore grono przedsiębiorców.
