„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”
-tak stwierdził słynny wynalazca Henry Ford.
Outsourcingowanie w ostatnich latach zrobiło oszałamiającą karierę. Z czym tak naprawdę wiąże się takie rozwiązanie i czy warto skorzystać z możliwości, jakie daje?
Kilka słów wprowadzenia…
Sama nazwa tego procesu wywodzi się oczywiście z języka angielskiego. Jest skrótem od trzech wyrazów: outside-resource-using. Oznacza ona użytkowanie zewnętrznych źródeł. Cały proces sprowadza się do przekazywania zadań, funkcji, projektów i procesów do realizacji firmie zewnętrznej.
Najbardziej popularne sektory, gdzie stosuje się tę metodę:
- administracja funkcji kadrowych,
– szkolenia,
– administracja systemów informatycznych,
– finanse i rachunkowość,
– audyt wewnętrzny,
– podatki,
– zarządzanie środkami trwałymi,
– zaopatrzenie,
– zarządzanie wydrukiem i dokumentami,
– obsługa klienta.
Jakie zyski przynosi outsourcingowanie różnych prac?
Jedną z podstawowych jest uniknięcie wszystkich pobocznych działalności w firmie, które generują koszty. Na przykład za zwyczaj taniej jest wynająć firmę sprzątającą niż zatrudniać sprzątaczki.
Zazwyczaj outsourcing stosowany jest podówczas, gdy dostępne zasoby zewnętrzne są znacznie tańsze od wewnętrznych. Coraz ważniejsze jednakże zdają się być inne pobudki, takie jak: chęć realizacji usług na najwyższym poziomie, specjalizacja pracy, koncentracja na funkcjach biznesowych czy też dostęp do wysokospecjalistycznego zasobu wiedzy.
Outsourcing sprawia, że firmy mogą skupić się na głównym nurcie swojej działalności, nie rozmieniają się na drobne. Przedsiębiorstwa takie bardzo często zaczynają osiągać lepsze wyniki, także finansowe. A więc automatycznie rośnie ich atrakcyjność dla potencjalnych klientów oraz kontrahentów.
Dzięki Outsourcingowi nasza firma otrzymuje dostęp do wykwalifikowanej kadry, baz danych oraz specjalistycznej wiedzy. A przy tym nie ponosimy bardzo wysokich kosztów pozyskania tych zasobów. Oszczędzamy także sporo czasu, od razu mamy do czynienia z ekspertem, nie musimy tracić czasu na rekrutację właściwego pracownika. Ponadto nasza firma może dzięki takim działaniom zaoszczędzić sporo pieniędzy. Korzystamy z pomocy eksperta, gdy jest ona potrzebna. Specjalista nie musi pracować w naszej firmie na cały etat.
Jakie korzyści przynosi takie rozwiązanie?
Oto najważniejsze z nich:
– sprawia, że firma spokojnie może skoncentrować się a podstawowych celach swojej działalności;
– pozwala zachować zdecydowanie niższy poziom zatrudnienia, jednocześnie firma ma zapewniony wykwalifikowany personel dla zadań podstawowych;
-firma zapewnia swoim klientom najwyższą, jakość usług w oparciu o profesjonalizm a także specjalizację firm je świadczących;
– znacząco zmniejsza ilość nakładów inwestycyjnych, które są konieczne, aby utrzymać bazę techniczną i organizacyjnej powierzonych działalności;
– odciąża od nadmiaru pracy różne działy firmy, na przykład firmy zewnętrzne zajmują się rekrutacją nowych pracowników czy też sprzątaniem.
Jednym z problemów, jaki, może nas czekać, gdy zdecydujemy się na outsourcingowanie jest nadmierne delegowanie zaufanie i wydelegowanie odpowiedzialności za udany przebieg programu.
Podejście “outsourcowaliśmy to i dane kwestia nie jest już naszym problemem niech firma zewnętrzna się martwi jest całkowicie błędne i naganne. Firmę zewnętrzną z powodzeniem można oddelegowywać do realizacji wielu zadań, lecz nie można delegować odpowiedzialności za ich efekt.
Firma zewnętrzna?
Zawsze sprawdzajmy dwa razy… Bez tego może ucierpieć reputacja nasze firmy, możemy bezpowrotnie stracić zaufanie klientów?
Czasami wina leży też po stronie firm, które oferują swoje usługi. Zdarza się, że te firmy po prostu oferują usługi bardzo niskiej, jakości. Dlatego tak istotne jest, aby zawsze dokładnie sprawdzać firmę zewnętrzną czy jej oferta ma pokrycie w rzeczywistości. Prawda jest taka, że kontrola jest podstawą zaufania…
