Zgodnie z polskim prawem przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania określonych dokumentów, zapisów i rachunków. Podlegają one okresom przechowywania, czyli okresom, w których te dokumenty, zapisy i rachunki muszą być archiwizowane lub przechowywane. W zależności od rodzaju dokumentu obowiązuje 6-letni lub 10-letni okres archiwizacji dokumentów — i po jego upłynięciu należy je zniszczyć.
Archiwizacja dokumentów i ich niszczenie
Obowiązek przechowywania danych, rachunków, dokumentów i zapisów ma na celu zapewnienie możliwości weryfikacji transakcji biznesowych. Jedną z przyczyn, dla których trzeba prowadzić archiwum, jest możliwość przedstawienia tych dokumentów organom podatkowym, zwłaszcza w przypadku kontroli podatkowej. Brak tej dokumentacji oznacza, że organy podatkowe mogą zakwestionować całość rozliczenia przedsiębiorstwa, ponieważ z powodu niepełnej dokumentacji nie można ustalić podstawy opodatkowania.
Dlatego tak istotne jest niszczenie dokumentów Wrocław, Legnica czy Nysa — duże miasta pełne są podatników i płatników. Dane muszą przechowywać i niszczyć osoby, które są jednocześnie zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych lub sporządzania ewidencji obrotów. Oznacza to wszystkich przedsiębiorców i firmy (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki jawne itp.), a także samozatrudnione osoby wykonujące wolne zawody, handlowców oraz wiele organizacji pozarządowych.
Jakie dokumenty należy przechowywać?
Zazwyczaj dokumenty finansowo-księgowe przechowywane są przez okres 5 lat. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej musi jednak trwać przez 10 lat — choć od obu zasad istnieją wyjątki. W firmie należy przechowywać:
- dokumenty związane z ZUS
- księgę przychodów i rozchodów
- księgi rachunkowe i inwentaryzacyjne
- wszelkie dokumenty podatkowe
- faktury zakupu i sprzedaży
- dokumentację pracowniczą, w tym płacową
Na przykład nie masz obowiązku przechowywania wielu dokumentów bankowych, ale to bez wątpienia ułatwi pracę w firmie. Możesz też zlecić to zewnętrznej firmie, bo archiwizacja dokumentów w ofercie Destroy jest świetnym rozwiązaniem.
Niszczenie dokumentów w firmie
Warto niszczyć te dokumenty, gdy upłynie związane z nimi czas retencji — najczęściej po Nowym Roku. Jeśli nie masz umowy z firmą Rhenus czy Destroy, możesz zlecić nam jednorazowe mobilne niszczenie dokumentów – bezpieczną i dokładną usługę.
RODO nakłada na firmy także obowiązek niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe, gdy zakończy się czas ich przechowywania. Na przykład CV kandydatów do pracy należy zniszczyć po zakończeniu procesu rekrutacji. Jeśli można dzięki nim zidentyfikować osobę, trzeba zniszczyć dokumenty — najlepiej z pomocą profesjonalnej firmy jak Destroy.pl!
