Świat nie lubi pustki a biznes nie lubi ciszy. Telekonferencje, rozmowy telefoniczne, wymiany mailingowe to rzeczywistość każdego dnia we wszystkich przedsiębiorstwach. Nie zastąpi ona jednak spotkań osobistych, negocjacji biznesowych oraz rozmów face to face. Ludzie biznesu muszą, więc podróżować. A że nie mogą być w każdym miejscu to w zamian wysyłają swoich pracowników i to im powierzają załatwienie konkretnych spraw. Budując w ten sposób w swojej firmie system podróży służbowych, który musimy być odpowiednio rozliczany i weryfikowany.

Po pierwsze zasady

Pracownik jest człowiekiem, ma znajomych i ma firmy, z jakimi współpracuje. Pośrednio lub bezpośrednio. Wykorzystując, więc firmę, w której pracuje na stałe będzie chciał pomóc swoim znajomych lub innym firmom np. poprzez rezerwowanie noclegów u nich czy też zrealizuje u nich wynajem samochodów. Pod warunkiem, że nie ma swojego pojazdu. Może to robić nawet z mniejszymi lub większymi nadużyciami, dlatego, też niezbędne jest ustalenie dokładnych zasad wszystkich podróży służbowych w taki sposób, aby ten problem nie powstawał. Aby pracodawca miał pewność, że podróż służbowa odbyła się tanio nie wygenerowała dodatkowych kosztów. Do tego posłużą właśnie wspomniane wcześniej zasady podróży służbowych w przedsiębiorstwie. Na ich podstawie określona zostanie maksymalna kwota, jaką można wydać na jednorazowy nocleg, czas wynajmu samochodu (szczegóły można poznać również na stronie wypożyczalnia samochodów z Gdańska) lub też koszty podróży komunikacją miejską. Zostanie również oznaczony całkowity koszt jednodniowej delegacji. To właśnie dzięki tym zasadom możliwe będzie stałe określenie, jaki będzie całkowity koszt konkretnej delegacji, ile będzie trzeba zapłacić pracownikowi oraz kto i jaką wystawi fakturę za dodatkowe usługi np. za nocleg. Przekroczenie tych kwot bez zgody przedsiębiorcy będzie skutkowało dla pracownika poniesieniem dodatkowych kosztów finansowych. W konsekwencji zamiast zarobić może jeszcze stracić.

Zobacz także: wynajem samochodów tanio

Pełna kontrola

Ustawienie kwot minimalnych i maksymalnych nie kończy jednak tematu konieczności weryfikacji wszystkich danych. Albowiem wykorzystując specjalne aplikacje czy też systemy elektroniczne niezbędny jest stały monitoring pracownika podczas wyjazdu służbowego. To właśnie dzięki nim jesteśmy w stanie wskazać czy pracownik przebywał w określonym miejscu tyle ile podaje na fakturach, czy było to niezbędne oraz czy wykorzystał wszystkie możliwości, jakie dała mu ta podróż służbowa. Jednym słowem możliwe będzie określenie czy podróż odbyła się zgodnie z wszystkimi zasadami i czy została efektywnie wykorzystana, aby uzyskać jak największe możliwości dla firmy. Na podstawie wspomnianych wcześniej systemów elektronicznych i aplikacji możliwe będzie również udzielenie pracownikowi informacji zwrotnej oraz podpowiedzi, co w przyszłości może zrobić lepiej, inaczej, aby korzyści były jeszcze większe.

Weryfikacja i tania obsługa wszystkich podróży służbowych jest jednym z najważniejszych elementów w każdej firmie. Pozwala, bowiem nie tylko uzyskać znaczne oszczędności i ograniczyć wszystkie niepotrzebne koszty, ale ma również wpływ na motywacje pracowników. Albowiem znacznie inaczej, efektywniej pracuje się w firmie, która dba o swoje pieniądze i interesuje się każdą wydawaną złotówką. Weryfikuje czy jest ona wydawana efektywnie, czy jest realizowana zgodnie z planem wydatków firmy a co najważniejsze czy ma wpływ na jej dalszy rozwój. Zauważając zaangażowanie zwierzchnictwa pracownik sam znacznie bardziej się angażuje. Poza tym weryfikacja delegacji służbowych już podczas ich planowania pozwala również na ich prostsze rozliczenia. Można to wówczas zrobić znacznie szybciej. Albowiem już na początku wyjazdu pracodawca ma informację, od kogo i jaką fakturę będzie zmuszony rozliczyć, jakie koszty wynagrodzenia powinien naliczyć swojemu pracownikowi i jakie składki będzie musiał od tego odprowadzić. Uda się, więc zaoszczędzić sporo czasu, który potem będzie można przeznaczyć na inne działalności firmowe pozwalające uzyskać odpowiednie zyski finansowe. Oby jak największe.