Biuro rachunkowe to w dzisiejszych czasach bardzo dobry interes, ale oczywiście nie można w odniesieniu do prowadzenia takiej firmy zapominać o jakimkolwiek związanym z nią formalnym aspekcie. Jednym z nich jest niewątpliwie obowiązek zgłoszenia informacji do GIODO, a czasem nawet podpisanie swoistej umowy o przetwarzaniu danych.

Przetwarzanie danych – o tym się nie zapomina!

Wyżej wspomnianą umowę podpisuje się z administratorem danych, a to właśnie na takiej osobie leży odpowiedzialność związana ze zgłaszaniem informacji do GIODO. Nie można też zapomnieć o innych obowiązkach ochrony danych, jakimi są wszelkie związane z podmiotem bądź osobą przetwarzającą danych.

Dane te mogą być związane na przykład z:
• działalnością zarobkową,
• zawodową,
• realizacją celów statutowych.

Jeśli chodzi o rolę administratora danych w odniesieniu do biura rachunkowego całe szczęście jest to jednak nieco mniej skomplikowane i najważniejsze w tym wszystkim jest to, by pracodawca jako osoba nakładająca na dane biuro obowiązek różnego rodzaju rozliczeń pamiętał o tym, że on jest administratorem danych, ale że dane dane, którymi administruje powierza pracownikom biura.

Co wtedy gdy dane nie pochodzą od administratora?

Najczęściej dzieje się tak, gdy nie są one powierzone celom polegającym na to, by można było na nich wykonać określone czynności, ale wtedy gdy biuro rachunkowe staje się pełnoprawnym ich administratorem. Sytuacja ta ma przykładowo miejsce jeśli chodzi o prowadzenie rejestrów przedsiębiorców z własnymi danymi dotyczącymi osoby prowadzącej działalność.

W takiej sytuacji administrator danych ma obowiązek zgłosić to do rejestracji Generalnemu Inspektorowi, natomiast podmiot któremu powierzono te dane osobowe już nie musi tego robić.

Jak to jednak zwykle bywa i w tej regule jest miejsce na wyjątki, w przypadku gdy:

• dane dotyczą osób korzystających np. z usług notariusza bądź adwokata
• dane są przetwarzane wyłącznie w celu prowadzenia sprawozdawczości finansowej
• dane są przetwarzane w związku z usługami i zatrudnieniem w podstawie o umowy cywilnoprawne

Podsumowując, jeśli dane pracodawcy są w tym przypadku powierzone wyłącznie pracownikom biura rachunkowego dla celu np. obliczenia danych podatkowych nie trzeba aktualizować zgłaszania zbioru. Natomiast jeśli jest to obsługa przedsiębiorcy bardziej zaawansowana np. związana z wystawianiem deklaracji w jego imieniu to biuro rachunkowe ma obowiązek spełniania wymogów administratora i tym samym obowiązek zgłaszania jest jest jak najbardziej aktualny.

A co z umową o powierzeniu danych?

W sytuacji gdy administrator danych chce je powierzyć innemu podmiotowi umowa ta musi być oficjalnie zawarta na piśmie, gdzie zostanie wskazany typ przetwarzania, do jakiego podmiot będzie miał prawo, co oczywiście musi być ściśle przestrzegane. Obowiązki zabezpieczenia danych spadają wtedy na biuro rachunkowe, jako na podmiot uprawniony do takiego a nie innego korzystania danych.

Jest to ogólny zarys zagadnienia, aby mieć pewność że wszystko w 100% odbywa się legalnie najlepiej skonsultować się ze specjalistą w temacie.

Artykuł pomogły opracować biura księgowe Warszawa – dziękujemy