Po ustaleniu prawidłowych procedur zgłaszania roszczeń podatkowych, koszty zakwaterowania zostaną zwrócone w przypadku podróży służbowych, do bieżącego ustawionego maksimum.
Zakwaterowanie w hotelu
Kiedy pracownicy muszą być z dala od miejsca pracy i nie jest rozsądne, aby jechali do domu, mają prawo do zakwaterowania w hotelu o odpowiedniej jakości lub też mogą się zatrzymać w innym odpowiednim zakwaterowaniu, takim jak kwatery pracownicze Warszawa. Podstawowe standardy to:
-
czystość,
-
prywatność,
-
bezpieczeństwo osobiste,
-
dostępność śniadania.
Jednak dyrektorzy i inni, którzy organizują nocleg w hotelu, proszeni są o odnotowanie, że w przypadku zakwaterowania w hotelu w Warszawie i innych miejscach dostępne są negocjowane stawki. Informacje na temat preferowanych dostawców zakwaterowania w hotelach można znaleźć na stronie internetowej zamówień publicznych.
Koszt zakwaterowania i posiłków nie powinien przekraczać wskaźników utrzymania. Roszczenia dotyczące utrzymania przekraczające te limity muszą być uzasadnione na piśmie. Urzędnik upoważniony do roszczenia ma prawo odrzucić całość lub część kwoty przewyższającej poziom utrzymania, jeżeli nie jest zadowolony z uzasadnienia.
W przypadku wcześniejszych ustaleń dotyczących kosztu pokoju hotelowego (plus śniadanie, jeśli nie jest to wliczone w koszt pokoju), które ma być fakturowane bezpośrednio na firmę, pracownik odpowiada za rozliczenie przed opuszczeniem hotelu kosztów dodatkowych przedmiotów Jak na przykład:
-
gazety
-
osobiste połączenia telefoniczne
-
bar
-
mini-bar
-
restauracja (inna niż śniadanie)
-
pralnia
Zakwaterowanie dostarczone przez przyjaciół / krewnych
Uznaje się, że czasami pracownicy mogą przebywać z przyjaciółmi lub krewnymi podczas podróży służbowych i mogą chcieć uzyskać rekompensatę finansową za otrzymaną gościnność. W takich przypadkach może zostać wniesiona opłata w wysokości 100 zł za noc, pod warunkiem że pracownik wypełni formularz dołączony do załącznika w celu potwierdzenia płatności przy składaniu formularza wydatków.
Nieobecności o przedłużonym czasie trwania
Jeżeli pracownik jest zobowiązany do pracy poza miejscem zamieszkania w jednym miejscu przez okres dłuższy niż trzy miesiące, wówczas należy wziąć pod uwagę tańsze alternatywy dla zakwaterowania w hotelu, takie jak wynajęte mieszkanie.
Zakwaterowanie zapewnione podczas pracy za granicą
Stawki ustalane corocznie na pokrycie dziennych diet dotyczą kosztów poniesionych w Polsce. Stawki nie mają zastosowania do zakwaterowania zagranicznego, ponieważ w niektórych krajach byłoby to niewystarczające do pokrycia średnich kosztów rozsądnego zakwaterowania, podczas gdy w innych byłoby to nadmierne.
W związku z tym w przypadku podróży zagranicznych pracownicy powinni rezerwować zakwaterowanie, które w przybliżeniu odpowiada poziomowi 3 gwiazdek. W przypadku obszarów, w których występuje niedostatek lub wysokie ryzyko bezpieczeństwa, ocena może zostać zwiększona do 4 gwiazdek. Podobnie w przypadku posiłków, pracownicy powinni spodziewać się zwrotu kosztów posiłków odpowiadających rodzajowi posiłku, który można kupić w Polsce.
