Zamówienia publiczne, zgodnie z zaleceniami unijnymi, mają być realizowane w formie elektronicznej – chodzi o sposób komunikacji związanych z tą sferą. Jednak z uwagi na to, że prace nad platformą, która pozwoliłaby ustandaryzować porozumiewanie on-line, nadal trwają, krajowa elektronizacja zamówień publicznych w nowej wersji została przesunięta na 1 styczeń 2021 roku.
Już obecnie część procedur przetargowych, a zwłaszcza te związane z zamówieniami publicznymi powyżej progów unijnych, jest realizowanych elektronicznie. Jednak na rynku panuje swoisty dualizm, ponieważ znaczna część dokumentacji nadal jest przesyłana papierowo. To zaś powoduje znaczący chaos, a co za tym idzie – obniża jakość procedur. Stąd regulacje prawne wprowadzające obowiązkową elektronizację.
Początkowo przepisy miały zacząć obowiązywać w Polsce – podobnie jak w innych krajach UE – w 2018 roku, jednak okres przejściowy wydłużono o dwa lata. Dzięki temu można się spodziewać, że proces zostanie zrealizowany bez większych komplikacji, a zamawiający i przystępujący do przetargów zdążą się dostosować do nowych wymagań.
Warto pamiętać, że od 18 października 2018 roku, kiedy w życie weszła nowelizacja Ustawy Prawo zamówień publicznych z 20 lipca 2018 roku, faks nie jest już uznawany za środek komunikacji elektronicznej. Warto zapoznać się z aktualnie obowiązującymi przepisami z zakresu prawa zamówień publicznych. Szkolenia prawo zamówień publicznych mogą być dobrym sposobem na stosunkowo szybkie i niedrogie podniesienie poziomu wiedzy i umiejętności pracowników odpowiedzialnych za udział w przetargach o udzielenie zamówienia publicznego.
Co zmieni elektronizacja zamówień publicznych?
Elektronizacja zamówień publicznych ma na celu uproszczenie oraz przyspieszenie wszystkich procedur, a także zwiększenie ich transparentności. Mimo to, wielu zamawiających, zwłaszcza małe gminy, w których rzadko realizuje się zamówienia powyżej progów unijnych, obawiają się wprowadzenie tego obowiązku. Można się jednak spodziewać, że dużym uproszczeniem dla nich będzie fakt, iż przy komunikacji elektronicznej najprawdopodobniej nie będzie wymagany podpis elektroniczny.
Należy jednak pamiętać, że elektronizacja niesie za sobą również dodatkowe obowiązki – najważniejszy jest związany z archiwizacją. Nie wystarczy nagrać dokumentacji na płytę CD, włożyć ją do koszulki, a następnie schować do segregatora. Konieczne jest stworzenie elektronicznego archiwum w systemie teleinformatycznym, które spełni wymogi ustawowe.
